Logistica: Claves para una materia pendiente - Parte II

 

Parámetros y Planes de Acción

En nuestra primera entrega, hacíamos referencia a que la función de logística gestiona directamente los flujos físicos, e indirectamente los flujos financieros y de información asociados.

En el ambiente de la logística, la herramienta más popular y conocida para la creación de un flujo acorde a las necesidades de la empresa, es la llamada programación lineal, en la cual mediante la reunión de ciertas estadísticas de campo, nos arroja resultados interesantes para la toma de decisiones y mejora de la rentabilidad por producto entregado.

Los modelos de simulación son también una de las herramientas más poderosas que la tecnología ha provisto a esta rama, no obstante el precio de los sistemas de alta performance.

En la actualidad, la rama logística de la empresa se ha vuelto de suma importancia para la realización de negocios, tanto físicos como virtuales. La capacidad de crear necesidades por parte del mercado y la disminución de costos hacen de la logística un aliado imprescindible.

El stock óptimo y la logística de compra

¿Cuánto vale la mercadería que está en nuestros depósitos? ¿Y el costo financiero por su inmovilización? ¿Cuáles son los productos estratégicos?

¿Cuál es el stock mínimo? ¿Y el óptimo? ¿Cuál es el giro anual de cada producto?

¿Cuánto tenemos que comprar este año? ¿Hicimos bien las cuentas? ¿Alcanza o sobra?

Tres son los indicadores a tener en cuenta para evaluar el funcionamiento de nuestra logística de compra: el volumen en stock, el suministro proyectado y las herramientas para establecerlos.

En relación al volumen en stock, los principales indicadores de evolución a medir son:

    Cantidades en stock

    Demanda prevista

    Plan de cobertura de stock

    Proveedores potenciales

    Obsolescencia programada

    Evolución del valor de los productos

Respecto del suministro proyectado, es necesario medir:

·       Fiabilidad de la planificación y de los proveedores seleccionados

·       Plazo de entrega previsto

·       Tasa de disponibilidad promedio proyectada

·       Evolución del número de pedidos o de líneas de pedidos

·       Punto de stock mínimo y máximo de compra

Por último, debemos tener en cuenta las herramientas que estamos utilizando para administrar nuestro stock y el grado de obsolescencia que tienen las mismas:

·       Sistema informático, incluyendo lectores de barras

·       Maquinarias de elevación

·       Mapeo informático del espacio físico de cada uno de los depósitos

La correcta interpretación de estos indicadores, permitirá armar el Plan Anual de Compras, con mayor precisión, fundamentado en 2 condiciones básicas de eficiencia, para reducir los costos fijos de la empresa: por un lado, la correcta asignación de los recursos financieros que permitirán la optimización del costo de inmovilización de nuestro principal activo, y por el otro, la reducción de las pérdidas por hurto, envejecimiento o daño de la mercadería.

La clave de éxito en la logística de distribución: la información

Es uno de los factores de éxito para la organización de la logística de distribución. Veremos a continuación, una serie de informaciones necesarias para lograr un buen funcionamiento.

a.    La actividad de los centros logísticos debe ser planificada en base a estadísticas. Para ello, se deben elaborar ratios de requerimientos de actividad y capacidad de producción.

·         Cantidades de transportes promedio mensual recibidos, en base a estadísticas anuales

·         Cantidad de productos promedio mensual recibidos, en base a estadísticas anuales

·         Cantidad de pedidos promedio mensual entregados, en base a estadísticas anuales, con segmentación por sucursal y turno (mañana/tarde), y porcentual en domicilio y en el local.

·         Cantidad de armados promedio mensual, en base a estadísticas anuales, con porcentual en depósito, en sucursales y en domicilio.

·         Tiempo promedio de entrega por domicilio. Tiempo de traslado a sucursales / barrios.

·         Tiempo promedio de almacenamiento entrada / salida por cada 100 productos

·         Tiempo promedio de registración entrada / salida por cada 100 productos

·         Cantidad de horas disponibles por tipo de actividad y turno

b.    Se debe establecer la carga estándar para cada centro logístico, y la carga máxima disponible

Es imprescindible diseñar un Modelo de Logística de Distribución en base a la carga estándar del negocio en cada una de las sucursales, teniendo en cuenta 3 flujos diarios de distribución (mañana / media tarde / tarde) y un flujo especial por carga adicional (final de tarde), mediante un proceso continuo de recepción de pedidos de entrega, preparación rotativa, armado de ruta por transporte y carga rápida.

Asimismo, es necesario establecer el horario tope para el cumplimiento del plan de entregas de cada flujo diario, a fin de identificar los desvíos en cuanto se produzcan.

c.    Conocer el tiempo disponible para la recepción de transportes de mercadería, ordenamiento de stocks, armado, renovación de mercadería en exhibición, reubicación por temporada, será clave a la hora de diseñar la organización de recursos tecnológicos y humanos que necesitamos para alcanzar un nivel satisfactorio de calidad de servicio.

d.    Teniendo en cuenta el stock máximo de necesidades de almacenamiento, se debe establecer el diseño óptimo de los depósitos, para asignar correctamente los espacios por producto, tanto en relación al giro comercial como a los productos propios de la temporada, identificar faltantes de espacios proyectados y la forma que conviene resolverlos.

e.    Será necesaria una adecuada organización funcional interna, para lo cual se debe: asignar tareas en función a necesidades y perfiles, identificar puestos y funciones no cubiertas adecuadamente, y asegurar una posición de jefatura responsable

Una vez identificadas las oportunidades de mejoras, será necesario armar un Programa de Optimización de la Logística de Distribución, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

·         La automatización y mejora de los procesos

·         La registración de la entrada/salida de mercadería

 

El servicio post-venta y la logística inversa

Se llama Logística Inversa, al proceso de atención al cliente, devolución de productos incluyendo su embalaje, y entrega al proveedor para su puesta en recuperación, anulación o reemplazo.

Los clientes evalúan cada día más a las empresas, en base a la calidad de atención ante un problema, y a la flexibilidad para solucionarlo.

Para ello, las empresas deben tener presente las “barreras” para reemplazar los productos en forma inmediata, sea por la disponibilidad de stock o por el tiempo que el proveedor tardará en enviar el cambio.

Por su propia característica, la Logística Inversa es una parte costosa de la cadena de suministro, ya que requiere que la empresa dedique recursos humanos y económicos para realizar esta actividad pero, al mismo tiempo, es un área de relación con los clientes poco considerada.

Para llevar a cabo una gestión eficiente, las empresas necesitan almacenes que soporten movimientos “bidireccionales” de mercadería o, preferentemente, instalaciones específicas.

Al mismo tiempo, se necesita disponer de información detallada de los productos, para asegurar que el direccionamiento del problema se haga en el sentido correcto, incluyendo un adecuado seguimiento de las garantías de los productos. Es allí, en el adecuado seguimiento de la resolución de los problemas, donde radica la clave del éxito.

Son múltiples las causas que hacen necesaria el diseño e implementación de un Servicio Integral Post-Venta para su tratamiento, estudiando y desarrollando procesos que optimicen esta tarea.

Pero, ¿cuáles son las principales dificultades con las que nos encontramos?

Desde el punto de las bocas de consumo

·         Falta de previsión de espacio.

·         Falta de personal de estiba.

·         Problemas de sistemas.

·         Errores en la descarga.

·         Errores en los pedidos.

Desde la cadena de suministro

·         Mercadería en estado defectuoso.

·         Embalaje o empaque defectuoso.

·         Diferencias con el pedido.

El objetivo primario y  fundamental es minimizar las causas internas, es decir, aquellas que podemos controlar desde la cadena de suministro. Y al mismo tiempo, se debe diseñar un esquema que contemple los siguientes puntos:

·         Retiro y clasificación de la mercadería

·         Reacondicionamiento de productos

·         Devolución a orígenes

·         Destrucción

·         Procesos administrativos

·         Recuperación, reciclaje de envases y embalajes

Todo esto tiende a reducir costos y busca recuperar el mayor porcentaje de mercadería, en el menor tiempo posible.

Por otra parte, desde el punto de vista operativo, el cliente posee un esquema de pasos a seguir ante cualquiera de estas circunstancias, y de esta manera el caso es abordado de manera conjunta cliente-empresa logística.


 

En tal sentido, es preciso:

·         Conocer en detalle cuales son los procesos y requerimientos de nuestros clientes.

·         Conocer quiénes son las personas que participan en la gestión.

·         Capacitar a los choferes de la flota, a fin de darles a conocer qué deben hacer ante este tipo de circunstancias. Que conozcan los procedimientos (de recibo, envío, codificación y ponderación de los clientes con respecto a la mercadería), depósitos con crossdoking, clark y zorras.

·         Comunicación fluida entre los participantes, en tiempo real a fin de organizar la operación.

·         Disponibilidad de espacio en depósitos, si el cliente no cuenta con el espacio necesario.

De esta forma, el cliente obtiene los siguientes beneficios:

·         Que la mercadería vuelva en las mejores condiciones.

·         Reportes de gestión, explicando el por qué de las devoluciones y proponiendo estrategias tendientes a minimizarlas.

·         Evitar robos.

·         Contar con un sector exclusivo para recibir devoluciones. Nuestros clientes valoran este punto debido a que es común el no tener suficiente espacio en sus almacenes.

La logística común busca mejorar los procesos tendientes a abastecer los puntos de consumo; la inversa en cambio busca mejorar y minimizar la ineficiencia del sistema, como un imponderable que no debería suceder, aplicando procedimientos eficientes para salvar estas situaciones.

Pero es cada vez más común, ver empresas que implementan políticas tendientes a una mejora continua en estos procesos, con la clara concepción de ser una herramienta competitiva.

El tratamiento de las devoluciones no genera beneficios económicos directamente, el beneficio proviene de entender el negocio desde una concepción global y desde allí realizar un servicio de calidad que agregue valor al cliente.

Brindar un servicio de Logística Inversa con altos estándares, traerá como resultado que nuestros clientes nos seguirán eligiendo día a día. Claro está que, para nuestro cliente, son fundamentales las mejoras en este tema con un impacto directo en beneficios para él. 

Analizar con criterio el modelo de Logística más adecuado, establecer un plan de mejoras, y elegir el mejor equipo para llevarlo adelante, permitirá a la empresa optimizar sus costos.

Y en caso que lo necesite, recurra al asesoramiento de sus asesores de confianza

 

 Enero 2011 – Lic. Orlando Matti