El Sistema:

¿Solución o Problema?

vin La solución a todos mis problemas o un problema sin solución

Después de varios años de visitar clientes, hemos podido establecer que existen varias situaciones en relación a los sistemas y proveedores que le brindan soporte a su negocio.

a) Están disconformes porque están teniendo problemas administrativos y operativos, ya que:

a. el proveedor les presta un servicio deficiente;
b. el Sistema está claramente obsoleto;
c. su actual Sistema tiene varios problemas crónicos que nunca se terminan de resolver;
d. tienen todos los problemas mencionados juntos.

b) Conformes porque de alguna manera no registra problemas en sus tareas cotidianas y:

a. no conocen las ventajas que le permitirían obtener los avances tecnológicos;
b. se han independizado de proveedores externos y tienen un responsable de Sistemas dentro de su propia organización.

La buena noticia respecto a la evolución de los Sistemas, es que la era del oscurantismo claramente ha terminado: la “programación” se acerca a los usuarios finales al punto que no es necesario ser un profesional de Sistemas para poder hacer un programa.

Internet ha jugado, no solamente un papel fundamental respecto de la difusión del conocimiento en materia de sistemas, sino que además ha simplificado la problemática de las comunicaciones y facilitado la interacción entre diferentes aplicaciones que corren en la red.

En este artículo, daremos algunas claves que serán de utilidad para hacer un auto-diagnóstico respecto a la situación en sus negocios, y cómo encarar los cambios necesarios respecto a:

• Obsolescencia natural de los sistemas
• Qué se debe tener en cuenta al seleccionar un Sistema


vin Cuales son los indicadores que ponen de manifiesto la obsolescencia

Obviamente, el tiempo es uno de los factores principales.

Es impensado que podamos tener un mismo sistema durante 20 años, aún en el supuesto de que el aplicativo cumpla con las funcionalidades requeridas para llevar adelante el negocio y nuestro proveedor nos brinde un servicio excelente.

El tiempo es inexorable y la velocidad de los cambios, tanto en el hardware como en el software, en particular en los últimos 10 años, ha sido el gestor de este fenómeno.

La gran mayoría de nuestros clientes trabajan con redes de PC, mientras que el 85% del mercado trabaja con Sistemas Operativos Windows, que por cierto ha tenido en los últimos 10 años varios cambios de versión.

Los sistemas que podían correr en Windows 3.1 probablemente no puedan trabajar o tengan dificultades para ejecutarse en Windows Vista o XP y ni hablemos de Windows 7. Y de las maquinas que soportaban Windows 3.1., hoy sólo quedan los gabinetes y el ventilador, y en algunos casos tampoco han podido ser reutilizados.

Si nuestros sistemas requieren de transmisiones de datos vía telefónica, intervención humana para las mismas, consolidación de información en un reservorio de datos central y procesos especiales de actualización, estamos ante un sistema obsoleto.

Como les comentara en párrafos anteriores, internet es un soporte fabuloso para resolver el tema de comunicaciones, esto implica poder interconectar las sucursales a bajísimo costo y con altos niveles de seguridad, y que permitan tener los números de la empresa en tiempo real en un único servidor, sin intervención de un operador o usuario que tenga que intervenir en el proceso.

Si nos encontramos con archivos o bases de datos que necesitan “ajustes”, re-indexaciones, pérdida de información y cualquier otra tarea que implique la necesidad de la intervención de nuestro proveedor, pone de manifiesto la obsolescencia de las aplicaciones.

Actualmente, las bases de datos disponibles en el mercado, son lo suficientemente estables, confiables, y flexibles como para no tener que incomodar a nuestro proveedor de software.

Hasta aquí podríamos decir que hemos hablado de una obsolescencia tecnológica. Sin embargo, podemos hablar de otro síntoma: la falta de flexibilidad del sistema.

• Falta de flexibilidad al momento de solicitar nuevos reportes, información adicional, cambios vinculados a temas Impositivos, facturación, administración del stock, etc.

• Falta de flexibilidad para generar niveles de seguridad y perfiles de usuario de acuerdo a los cambios de la estructura de la organización y sus circuitos administrativos.

Si para poder resolver los cambios – aunque sean sencillos -, siempre es imprescindible contactar al proveedor habitual del sistema, estamos ante un síntoma claro de obsolescencia.

Hoy la mayoría de los sistemas están orientados a que el usuario final pueda resolver sus necesidades a través de parámetros que se cambien a través de tablas administradas por el mismo usuario.

Sintetizando: todos los problemas relacionados con un sistema que no responde adecuadamente a los requerimientos operativos o administrativos de la organización, podríamos denominarlos obsolescencia funcional.

Es el momento oportuno para buscar otro sistema de soporte para nuestra operación.


vin Que hay que tener en cuenta antes de adquirir una nueva aplicación

Ante la necesidad y convencimiento de que tenemos que cambiar de sistema, hay que tener en cuenta varias cuestiones:

Tecnología

En relación a la tecnología, hay determinados características que deben considerarse:

Lenguaje de Programación
La evolución en los lenguajes de programación, ha permitido a los programadores la utilización de comandos y macros que han facilitado mucho la generación de código.
Hablar de lenguajes como el COBOL, FORTRAM, ASSEMBLER es como hablar hoy en latín o griego: existen pero ya nadie los utiliza, y los pocos programadores que quedan se cotizan a valor oro y son difíciles de encontrar.
Hoy tenemos que apuntar a aplicaciones hechas en PUNTO NET, JAVA o VISUAL, que son lenguajes de uso generalizado y de reconocida flexibilidad, definitivamente dirigidos al usuario final, y tan comunes como el Cobol hace 25 años atrás.

Herramientas de Modelización
También es importante saber cómo fue construida una aplicación.
La utilización de herramientas de programación, como por ejemplo GENEXUS, POWERBUILDER u otros similares, han acercado a los usuarios a la generación de programa sin necesidad de conocer el lenguaje de programación a la perfección.
La correcta utilización de estas herramientas, han mejorado profundamente los tiempos de programación, y arreglos que otrora podían llevar semanas se pueden realizar en horas.

La Web como soporte
Ya hablamos cómo la web ha facilitado las comunicaciones y la interrelación entre diferentes aplicaciones.
Un sistema hecho bajo web, pone la aplicación al alcance de cualquier usuario autorizado, ubicado en cualquier lugar del mundo con acceso a internet (prácticamente en cada rincón de la tierra gracias a las comunicaciones satelitales).

Características Funcionales

Suficientemente probado
Ser el primer cliente de un proveedor de sistemas es garantía… de problemas.
Ya sea que sea un desarrollo nuevo o un nuevo release de una aplicación existente, aun considerando que el equipo de testing ha realizado un excelente trabajo, siempre existirá algún problema al momento de implementar.
Es recomendable verificar que el sistema que pretendemos adquirir está funcionando en algún cliente, que por otro lado será quien nos podrá decir cuáles son las ventajas y desventajas del mismo.

Respondiendo a las necesidades del negocio
Es muy importante verificar que cubre todas nuestras expectativas, y que dará adecuado soporte al área de la organización para la cual se adquiere.
En esta etapa es fundamental que el usuario participe de la selección de la herramienta, incluso para atenuar la típica resistencia al cambio al momento de la implementación.

Finalmente, los sistemas son una herramienta más dentro de las organizaciones, y como tales, deben amoldarse y adecuarse a las necesidades de las mismas y, de ninguna manera, el usuario debe resignarse en función de las limitaciones que pueda imponer el mismo, sea por obsolescencia tecnológica y/o por obsolescencia funcional.

Afortunadamente hoy existe una oferta abundante, que de alguna nos da una amplia gama de posibilidades, permitiendo elegir la opción más apropiada de acuerdo a la envergadura de vuestro negocio. Nuestra sugerencia:

Elegir con criterio y sin apresuramientos, y en caso que lo necesite, recurra al asesoramiento de sus consultores de confianza.


Contador Luis Armentano - Noviembre 2009